中小企辦公室清潔外判須知：降低成本同時保持專業形象

對於資源有限嘅中小企業，辦公室清潔外判係一個既能控制成本又能維持專業形象嘅明智選擇。相比自聘清潔員，清潔外判可以省卻招聘、培訓、管理等繁瑣工作，讓企業專注核心業務。本文將詳細分析中小企清潔服務外判嘅優缺點、合約注意事項，以及如何有效管理外判清潔服務。

外判vs自聘清潔員：中小企應該點揀？

決定辦公室清潔採用外判定自聘前，先了解兩者嘅分別：

自聘清潔員嘅優缺點

優點：

• 直接管理，溝通更方便
• 清潔員熟悉公司環境同習慣
• 可處理臨時清潔需求

缺點：

• 需承擔勞工保險、強積金、有薪假期等法定責任
• 員工請假時難以安排替補
• 需要自行採購清潔用品及設備
• 管理、培訓需要投入時間精力
• 全職清潔員未必有足夠工作量

辦公室清潔外判嘅優缺點

優點：

• 無需處理勞工法例相關責任
• 清潔人員請假有即時替補安排
• 專業寫字樓清潔公司提供設備及清潔用品
• 可彈性調整服務頻率同範圍
• 清潔質素有合約保障
• 接觸專業清潔技術同設備

缺點：

• 清潔員可能更換，需要適應期
• 需要時間建立溝通默契
• 突發清潔需求可能需額外收費

成本比較分析

以500呎中小企辦公室為例，比較兩種模式嘅成本：

對於大部分中小企而言，辦公室清潔外判喺成本效益上更具優勢。

清潔服務合約重點須知

與寫字樓清潔公司簽訂清潔服務合約前，務必留意以下重點條款：

服務範圍及標準

清潔服務合約應清晰列明：

• 清潔範圍（具體區域、房間數目）
• 清潔項目明細（逐項列明包含及不包含項目）
• 清潔標準及驗收準則
• 服務時間及頻率
• 清潔人員數目及工作時數

建議要求寫字樓清潔公司提供詳細嘅清潔Checklist，作為日後驗收嘅依據。

收費及付款條款

• 月費/次費金額及計算方式
• 付款週期及方式
• 額外服務收費標準
• 價格調整機制及通知期
• 是否包含清潔用品費用

合約期限及終止條款

• 合約有效期（建議初次合作選擇較短期限）
• 續約安排及條件
• 提早終止合約嘅通知期
• 終止合約嘅違約責任（如有）

保險及責任

• 確認清潔外判公司持有有效勞工保險
• 第三者責任保險保額是否足夠
• 財物損壞賠償機制
• 保密條款（保護公司商業機密）

服務保證條款

• 清潔質素不達標嘅補救措施
• 投訴處理流程及回應時間
• 人員替補安排保證

溝通清潔標準嘅實用技巧

有效溝通係確保中小企清潔服務質素嘅關鍵：

制定清晰嘅清潔標準

• 以書面形式列明各區域嘅清潔要求
• 提供相片示例說明期望標準
• 標示重點清潔區域及優先次序
• 說明公司特殊要求（如環保清潔劑、特定品牌）

建立有效溝通渠道

• 指定公司內部聯絡人負責與寫字樓清潔公司溝通
• 取得清潔公司主管聯絡方式
• 建立即時通訊群組方便日常溝通
• 定期安排檢討會議

處理問題嘅正確方式

• 發現問題即時記錄（拍照存證）
• 以書面形式正式提出投訴
• 給予合理時間作出改善
• 持續跟進直至問題解決

定期檢查及質素管理方法

確保辦公室清潔質素穩定，需要建立系統化嘅檢查機制：

日常檢查

• 每日目測主要區域清潔情況
• 留意洗手間、茶水間等重點區域
• 記錄任何問題並即時反映

每週檢查

• 按照清潔Checklist逐項檢查
• 檢查較少使用嘅區域（會議室、儲物室）
• 記錄檢查結果作為日後參考

每月檢討

• 與清潔外判公司代表進行服務檢討
• 回顧過去一個月嘅服務表現
• 討論需要改善嘅地方
• 提出下月嘅特別清潔需求

建立評分機制

建議使用簡單評分表定期評估中小企清潔服務表現：

• 清潔質素（1-5分）
• 準時程度（1-5分）
• 溝通配合（1-5分）
• 問題處理（1-5分）

定期評分可以客觀追蹤服務質素變化，亦方便與寫字樓清潔公司討論改善方向。

揀選辦公室清潔外判公司貼士

選擇合適嘅清潔外判服務供應商，建議考慮以下因素：

公司背景及口碑

• 營運年資及服務中小企經驗
• 網上評價及客戶推薦
• 是否持有相關專業認證

服務彈性

• 能否配合公司營運時間提供服務
• 服務頻率及範圍是否可彈性調整
• 能否處理臨時或緊急清潔需求

價格透明度

• 報價是否詳細列明各項收費
• 有否隱藏收費
• 額外服務收費標準是否合理

試用安排

• 是否提供試用期或短期合約選項
• 試用期間嘅服務條款

富盈清潔深明中小企清潔服務嘅需求，提供彈性嘅辦公室清潔外判方案。我們嘅清潔服務合約條款清晰透明，收費合理，並設有完善嘅質素保證機制。無論你嘅辦公室面積大小，我們都能夠度身訂造最合適嘅辦公室清潔方案。

如欲了解更多清潔外判服務詳情或索取免費報價，歡迎隨時聯絡我們。讓專業嘅寫字樓清潔公司為你處理清潔事務，令你可以專注發展業務。